不管是函授还是全日制毕业生，个人档案都绝不能由本人保管 —— 哪怕只放家里一年，从档案管理规范来说已算 “死档”，放了四年更是如此。比如有函授生毕业四年想考公，才发现档案一直在自己手里，急得团团转。
其实毕业签劳动协议、缴社保后，档案会从 “学籍档案” 转为 “人事档案”。这四年里，工作经历、社保记录等人事材料本该归档，可自己保管的话，这些材料无法录入，会影响工龄计算、考公政审、职称评定甚至退休待遇。之前有技术人员因档案自存五年，评中级职称时缺年限记录，多等了一年才评上。
函授档案放四年，需尽快按三步激活：
第一步，找对激活渠道。国企、事业单位或机关有档案管理权，可交单位人事处理；私企或无业者，去当地人才中心（如市人才市场、区人社局档案部门）。建议提前电话咨询需带材料（如身份证、毕业证，部分需原校档案证明），避免白跑。
第二步，确保材料真实完整。提交档案后，工作人员审核真实性，通过后会重新密封激活。注意：档案造假会直接失去激活资格，还影响政审；若材料残缺（如缺函授成绩单、毕业登记表），可联系原院校继续教育学院补办，补全后仍能激活。
第三步，激活后立刻托管。档案激活后加密密封，绝不能私拆（拆后易再成死档）。托管可选工作单位、人才中心或人社局下属机构；嫌麻烦可找正规服务机构，比如 青岛海智——10 年老牌机构，，档案存国家正规人才中心，快至1 天可完成托管，后续能配合调档、开证明等。
档案虽看似小事，却关乎人生关键节点。建议尽快处理手中档案，有疑问别瞎琢磨，多咨询专业人士，避免耽误考公、落户等事。
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